O Plano Diretor para condomínios é um conceito embasado na gestão pública que se traduz em uma palavra: planejamento.

São objetivos e processos que voltam a atenção para o local e para os moradores que ali habitam, com a finalidade de proporcionar, entre outros aspectos, conforto e qualidade de vida. É uma forma de oferecer um ambiente melhor, em consonância com as pessoas.

O Plano Diretor da cidade de São Paulo, por exemplo, é classificado em três áreas, que podem muito bem serem espelhadas para os condomínios:

1. Preservação: Aquilo que já está feito e você não pode mexer, apenas manter;
2. Qualificação: Melhorar áreas já existentes;
3. Transformação: Áreas construídas para uma finalidade específica, mas que, com o tempo, podem mudar de destinação, como os mercadinhos e áreas para pets.

Da mesma maneira, o Plano Diretor para condomínios é um conjunto de ações a serem tomadas pela administração do condomínio, para o desenvolvimento e organização daquela comunidade.

Além de qualidade de vida, segurança e conforto aos condôminos, um documento bem pensado e executado valoriza os imóveis.

Mais que buscar referência na gestão pública, o Plano Diretor também é uma vertente do planejamento estratégico - tão comum nas empresas que privilegiam uma gestão profissional e robusta.

"Como venho observando, era apenas uma questão de tempo para que uma ferramenta tão poderosa e útil do mundo corporativo passasse a ser adotada pelos gestores de condomínios com uma postura mais profissional. Os benefícios são imensos".
                                                                              Cesar Cruz - Administrador

Qualquer demanda que seja um objetivo para o condomínio deve entrar no Plano Diretor. O plano tem que estabelecer diretrizes, normas e metas de maneira detalhada, com tudo o que se pretende fazer no condomínio, incluindo cronogramas, laudos e orçamentos.

Além disso, deve-se planejar ações factíveis e exequíveis para aquela comunidade, ou seja, não adianta inventar moda. "

O plano começa com aquilo que o condomínio tem, o que é real, ou seja, o que é possível no momento".

O Plano Diretor de um condomínio deve reunir intenções, projetos, necessidades e prioridades. "É o mapa que a gestão utilizará como guia para valorização do patrimônio".

Existem três áreas principais as quais o síndico precisa atacar para não falhar:

1. Manutenção: O que fazer para manter a salubridade, integridade física da edificação, etc;
2. Segurança: No sentido de ser invadida, habitada, etc;
3. Melhorias de valorização: Em sua maioria, obras.

O foco principal, é a manutenção - muito mais necessária para o condomínio do que uma melhoria.

O documento compreende, ainda, três tipos de intervenções:

• Necessárias (indispensáveis);
• Úteis (aprimoramentos do que já existe);
• Voluptuárias (acréscimos de área, equipamentos, benfeitorias meramente estéticas, etc).

Mas nem somente de obras vale-se um Plano Diretor. Também contempla melhorias de processos, introdução de novas soluções, alteração de regimento interno, demandas jurídicas, questões de inadimplência, dentre outros.

Existem várias micro e macro demandas que podem ser incorporadas ao Plano Diretor e essa triagem do que entra ou sai vai depender da necessidade de cada condomínio.

"De maneira geral, só não costumo colocar questões administrativas, porque tenho mais liberdade para resolvê-las fora de um plano, bem como as questões disciplinares, uma vez que já tenho uma base que é o regimento interno", indica o administrador Cesar Cruz.

Tudo isso obedecendo a três alicerces,

• Legal (respeito às legislações);
• Financeiro (alinhado à previsão orçamentária);
• Gerenciamento (seguir fielmente o plano estabelecido).

O síndico ou um grupo de trabalho formado por ele, podendo contar com o apoio da administradora e dos conselheiros, além de especialistas, tais como engenheiros, arquitetos, advogados, administradores, contadores, etc. Quanto mais técnicos participando do projeto, mais embasamento o síndico terá.

Para montar um Plano Diretor para condomínios, a consulta aos moradores é indispensável, assim como a parceria com funcionários e fornecedores.

"Por envolver diversas áreas, não é recomendado que o síndico desenvolva esse plano sozinho. O ideal é que ele esteja cercado de especialistas que o assessorem e ajudem a aprimorar e executar o projeto".

Os prazos podem ser de curto, médio e longo prazo e a definição deles também depende da demanda do condomínio. A escala média sugerida por Gouveia, Prandini e Karpat vai de 2 a 5 anos, no máximo.

Mais que isso o Plano Diretor pode se tornar incoerente, uma vez que muita coisa pode ter mudado, principalmente em condomínios com alta rotatividade de moradores. 

Perfil de condomínio  

o Plano Diretor se aplica a qualquer tipo de condomínio, seja ele de pequeno porte ou baixa renda. Independente da característica do empreendimento, problemas são comuns e metas são necessárias. Sem a organização e o planejamento deste documento, as dores de cabeça do síndico podem ser maiores.

No entanto, o que muda de acordo com as particularidades de cada condomínio é a complexidade do gerenciamento, prazo e custos deste plano.

Nesse sentido, o Plano Diretor pode variar muito a depender do tamanho do condomínio, idade, pendências de manutenção, disponibilidades financeiras, dentre vários outros mais difíceis de lidar, como a resistência à mudança que muitos condôminos têm.

Por conta disso, é impossível replicar um mesmo documento em diversos condomínios, tal como erroneamente muitos fazem com uma convenção.

As necessidades dos empreendimentos podem até serem iguais, mas cada um precisa de uma análise única. Dessa forma, o nível de organização e preparo do síndico serão determinantes para o resultado final do Plano Diretor.

Adotar um Plano Diretor traz várias vantagens para o condomínio, tais como: 

1. Organização

O Plano Diretor estabelece diretrizes claras e objetivas, promovendo a organização dos processos do condomínio.

Talvez a principal vantagem do Plano Diretor seja justamente a clareza que esse documento traz sobre a possibilidade de realizar coisas que, numa análise mais rasa feita por alguém menos preparado, parecem inviáveis, impossíveis.

É comum encontrar condomínios onde os moradores já perderam a esperança de resolver aqueles 'pepipos' que se arrastam há décadas, muito menos de realizar alguns sonhos.

"Esses problemas nunca são resolvidos justamente porque ninguém que reúna conhecimento técnico e uma firme decisão de fazer isso acontecer jamais parou para desenhar um plano de ação, definindo objetivos, prazos, atores envolvidos, estratégia financeira para custeio, escalonamento das fases, metas, etc. Essa é a essência de um Plano Diretor', destaca.

2. Menos desgaste e mais proteção para o síndico

Sem o planejamento de um Plano Diretor, há desgaste para todos. O condômino não sabe para onde vai e a tendência é o síndico ser convocado a apagar incêndios o tempo inteiro.

É deixar de trabalhar por demanda e passar a tomar ações planejadas, as quais, inclusive, combatem reclamações infundadas e pedidos supérfluos de alguns moradores.

"Quando aparece algo urgente que não estava previsto no plano, devemos passar na frente. Mas se alguém começa a fazer várias exigências fora do escopo, explico que entendo a solicitação, vou colocar na fila, mas a princípio vamos priorizar os pontos que foram aprovados no Plano Diretor. É um argumento irrefutável".

A qualidade de vida do síndico com certeza vai melhorar. "Todos sabem o que tem que ser feito, o que esperar, tudo já está organizado, enfim, o gestor terá menos cobrança, ansiedade e pressão."

Além disso, o Plano Diretor é uma excelente ferramenta de apresentação de resultados, pois demonstra de maneira clara para os condôminos quais eram as metas, o que de fato foi feito, quais as pendências, etc.

3. Valorização do imóvel

Esse quesito é tão importante para os condôminos, porém, muitas vezes negligenciado por síndicos que insistem em ofertar a irresistível proposta de redução da cota condominial. Essa prática vai na contramão da valorização do patrimônio e, consequentemente, do Plano Diretor.

Com o passar do tempo e um imóvel envelhece, é natural que este bem perca o valor. Em uma empresa, a depreciação é mensurada através do lucro, já nos condomínios, isso se visualiza na hora de vender e alugar. E um condomínio valorizado faz enorme diferença nesses números.

Em comparação a condomínios bem cuidados, os valores locatício e venal daquele prédio que não investiu, não se planejou ou nem fez manutenções, certamente estará bem abaixo.

"O lucro do morador é a valorização do patrimônio, e se o síndico não tem um plano que mostre por que ou como vai fazer isso, é difícil as pessoas entenderem e aceitarem", afirma Cesar Cruz.

Um condomínio administrado por Cesar Cruz, localizado no bairro Caiçara, em Praia Grande, conta com um Plano Diretor desde 2018 e exemplifica esse cenário.

"Todos que passa a conhecer se impressiona e gostaria de morar lá. Tem fila de espera para locação e venda e é um dos condomínios da região com o m² mais valorizado para o seu padrão e tempo de construção de 18 anos. Isso é reflexo de uma gestão bem feita que segue um planejamento", reitera.

Cesar Cruz também compartilha o caso de um condomínio que aumentou o valor patrimonial dos imóveis em 22% somente com um eficiente Plano de Ação.

Esse case fica ainda mais surpreendente conhecendo o histórico do empreendimento: rateio de custos muito pequeno pois eram apenas 14 unidades, pendências junto ao INSS, uma causa trabalhista em tramitação, caixa zerado, déficit ordinário nas contas, várias manutenções atrasadas, e mais uma infinidade de problemas.

Além da valorização do condomínio, não foi feito nenhum rateio extra e ainda conseguiram reduzir a taxa em 20%, mesmo depois de anos de reajuste. "

Não tem mágica. Não inventei nada. Isso é gestão e planejamento", ele reforça.

4. Melhoria da qualidade de vida dos moradores

Ao definir ações que prezem pela valorização do condomínio, o Plano Diretor, consequentemente, melhora a qualidade de vida dos moradores.

"O momento em que as pessoas identificam que uma gestão planejada afeta direta e positivamente a vida delas é gratificante", comemora Karpat.

5. Gestão valorizada

O síndico que cria um Plano Diretor para o condomínio ganha o reconhecimento dos moradores, os quais entendem que se trata de uma gestão profissional. Isso se reflete na alta probabilidade de reeleição - um índice que nem sempre é fácil de alcançar.

Regras para reeleição do síndico

Cesar Cruz cita um dado do SíndicoNet que aponta que 50% dos síndicos não consegue se reeleger, pois eles fazem o que qualquer um faz e o desempate acaba sendo o preço.

"O diferencial é ter uma meta. Fiz uma projeção para um amigo síndico e ele ia precisar de 4 anos para fazer o que queria. 'Assim não vou conseguir me eleger mesmo', ele me disse. Respondi que seria ao contrário: seria mais um motivo para continuarem com você", relembra.

6. Economia na manutenção e finanças

Como parte da valorização do condomínio, as manutenções preventivas integram o Plano Diretor. Isso dá previsibilidade ao orçamento, permitindo que a gestão se organize para realizar possíveis rateios, além de preparar os moradores com antecedência para isso.

"É muito bacana porque conseguimos demonstrar para o condômino que, por exemplo, em 12 meses, vamos precisar de uma arrecadação extra de x valor, em dezembro, janeiro e março, para efetuar a demanda que eles pediram no Plano Diretor", exemplifica Cesar Cruz.

Diretamente ligado ao orçamento do condomínio, o Plano Diretor exige uma visão a longo prazo. Dessa maneira, o planejamento financeiro do plano vai transcender a tradicional previsão orçamentária, que normalmente só se enxerga os próximos 12 meses.  

Apesar disso, são conceitos que caminham juntos. A princípio, é imprescindível se certificar de que a previsão orçamentária do ano corrente foi realmente bem feita, para não comprometer o Plano Diretor.

Como salienta Cesar Cruz, é extremamente comum encontrar previsões orçamentárias com erros crassos, nas quais as despesas ordinárias são maiores que as receitas ordinárias. Essa condição pode exigir o aporte de recursos de fundos para cobrir o rombo, inclusive os fundos arrecadados para o Plano Diretor.

Assim sendo, deve-se fazer o levantamento de possíveis pendências fiscais e trabalhistas para garantir que não haverá "surpresas" que possam vir a drenar os recursos financeiros do condomínio.

Além disso, o recomendado é emitir as Certidões Negativas de Débitos do INSS, FGTS, Tributos Federais e CND trabalhista para atestar que os recursos que o condomínio possui ou arrecada realmente poderão ser destinados aos projetos do Plano Diretor, e não para "apagar algum incêndio".