Em detalhes:

• Análise e Melhoria Contínua: A gestão de processos identifica pontos críticos e oportunidades de melhoria em cada etapa/rotina administrativa, setor, área, equipamento, serviços e etc.
• Otimização de Recursos: A gestão busca a melhor utilização de recursos humanos, financeiros e materiais, reduzindo desperdícios e aumentando a eficiência.
• Melhoria na Qualidade das Entregas: Ao otimizar os processos, a gestão garante que os serviços e produtos oferecidos aos moradores/clientes sejam de alta qualidade, aumentando a satisfação.
• Redução de Custos: A identificação e eliminação de etapas desnecessárias e a otimização da utilização de recursos contribuem para a redução de custos operacionais.
• Melhoria na Comunicação: A gestão promove uma comunicação eficiente entre todos, evitando conflitos e promovendo um ambiente mais harmonioso.
• Aumento da Eficiência: A gestão de processos contribui para a realização das tarefas de forma mais eficiente e rápida, otimizando o tempo e a produtividade da equipe.
• Ferramentas e Métodos: Para otimizar a gestão de processos, podem ser utilizadas ferramentas como cronogramas, organogramas e sistemas de gestão. 

Como fazemos isso?

Estabelecemos processos claros, objetivos e focados nos principais pontos, coletados na etapa de analise/conhecimento.

Nas gestões empresariais modernas são estabelecidos processos específicos e estratégicos para o desenvolvimento e busca dos objetivos estabelecidos juntos os sócios, presidentes e conselheiros. No condomínimo não é diferente, O gestor de processos (administração) com o síndico junto com os conselheiros precisam estabelecer os processos estratégicos na administração condominial. 

Vamos apresentar apenas 4 processos que podem ser aplicados nos pontos principais da gestão condominial, sendo eles:

• Conhecimento;
• Informação;
• Planejamento;
• Relacionamento;

Nota-se que esse ciclo pode ser aplicado em qualquer um dos pontos estratégicos da gestão condominial.

Vejamos o exemplo da aplicação desse processo na gestão financeira:

Conhecimento – Os gestores condominiais precisam conhecer de fato o cenário. Neste caso, estamos falando das finanças, mas poderia ser qualquer outro assunto como já mencionei acima. Quando falamos de gestão financeira, estamos falando desde a análise dos gastos, passando pela elaboração de um orçamento de curto, medio e a longo prazo, aprovação em assembleia, aplicação e emissão das cotas condominiais, recebimentos e controle da inadimplência. Entendendo esse processo de conhecimento, certamente, os gestores condominiais poderão transmitir de maneira eficaz a real situação do empreendimento. Como isso pode ser feito? Atráves do acompanhamento diário ou semanal das movimentações do condomínio. Quanto mais rápido as informações forem atualizadas, mas eficazes serão as medidas.

Informação – Tendo os gestores condominiais conhecido o cenário, a implementação do processo de informação rápido e eficaz junto aos condôminos, torna-se mais efetivo. Esse processo consiste em dar ciencia da situação financeira do condomínio, se será ou não necessário um reajuste, se haverá investimentos ou não e quais serão, status da inadimplência do condomínio e as ações estabelecidas para recuperação desse passivo. Enfim a informação clara sobre os itens dará tranquilidade na tomada de descisão. Como isso pode ser feito? Através de comunicados (e-mails, impressos), assembleias e reuniões.

Planejamento – Agora que os gestores condominiais tem conhecimento do cenário e os condôminos foram informados, chegou o momento de planejar. Planejar como serão aplicados os recursos, como serão guardados, onde serão.

E por fim, temos o processo de:

Relacionamento – Talvez seja um dos pontos mais simples e complexos ao menos tempo. No seguimento de administração condominial já me deparei com várias situações onde o grupo gestor do condomínio – Corpo Diretivo – tinha problemas entre si, quem dirá relacionar-se com os demais condôminos. Ah permitam-me um comentário adicional, quando escrevo sobre relacionar-se, não é a busca por interesses pessoais, mas relacionar-se é buscar os interesses condominiais, através de reuniões, eventos, festas e etc. Temos históricos de condomínos que ao implementar processos ou medidas que buscavam o relacionamento intencional com os demais condôminos, boa parte dos problemas foram sanados.

Bem, como escrevi, qualquer um dos processos, Conhecimento, Informação, Planejamento e Relacionamento podem ser aplicados nos principais pontos da gestão condominial, Recebimento (financeira), Colaboradores, Pagamentos e Manutenção.

Elaboração:

• Objetivo:Compreender e documentar o fluxo de atividades de um processo, desde a origem até a saída final.
• Benefícios:
  • Melhora a compreensão do processo por todos os envolvidos.
  • Identifica gargalos, retrabalho e desperdícios.
  • Auxilia na otimização do processo, eliminando etapas redundantes e simplificando o fluxo.
  • Promove a padronização e a consistência na execução do processo.
  • Melhora a comunicação entre os departamentos e equipes envolvidas.
• Ferramentas:
  • Fluxogramas: Representações gráficas que mostram o fluxo de atividades e decisões.
  • Diagramas de fluxo de trabalho: Visualizações que destacam as atividades e os responsáveis por cada etapa.
  • Mapas de processos: Ferramentas que detalham o fluxo de informações, documentos e materiais.
• Como fazer:
  1. Identificar o processo: Defina o processo que será mapeado, desde o início até o fim.
  2. Documentar o processo: Descreva as atividades, decisões e interações envolvidas no processo.
  3. Visualizar o processo: Use fluxogramas, diagramas ou outras ferramentas para representar graficamente o fluxo de atividades.
  4. Analisar e otimizar: Identifique gargalos, retrabalho e oportunidades de melhoria e proponha soluções.
  5. Implementar e monitorar: Implemente as melhorias e monitore o desempenho do processo. 

O mapeamento e gerenciamento de processos envolvem a identificação, documentação e melhoria contínua dos fluxos de trabalho dentro de uma organização. O mapeamento visa representar visualmente cada etapa de um processo, desde o início até o resultado final, facilitando a identificação de gargalos e áreas de melhoria. O gerenciamento, por sua vez, abrange a implementação de mudanças, a definição de responsabilidades e a monitorização da eficácia dos processos.

Mapeamento de Processos:

• Definição: O mapeamento de processos é uma técnica que visualiza, de forma clara e concisa, como um processo funciona, desde as entradas até as saídas, passando por cada etapa e responsável.
• Objetivos:
  • Identificar gargalos e pontos de melhoria.
  • Compreender o fluxo de trabalho.
  • Comunicar processos de forma clara e objetiva.
  • Padronizar e documentar os processos.
• Ferramentas:
  • Fluxogramas.
  • Diagramas de fluxo de trabalho.
  • Mapas de fluxo de valor.
• Benefícios:
  • Melhora da eficiência e produtividade.
  • Redução de custos.
  • Melhoria da qualidade dos produtos e serviços.
  • Facilidade na comunicação entre equipes.
  • Tomada de decisões mais informadas.

Gerenciamento de Processos:

• Definição: O gerenciamento de processos abrange a implementação de mudanças, a definição de responsabilidades, a monitorização da eficácia dos processos e a melhoria contínua.
• Objetivos:
  • Otimizar a eficiência dos processos.
  • Reduzir custos.
  • Melhorar a qualidade dos produtos e serviços.
  • Aumentar a satisfação dos clientes.
  • Ajustar os processos para atender às necessidades da empresa.
• Etapas:
  • Mapeamento dos processos.
  • Análise e identificação de áreas de melhoria.
  • Definição de metas e indicadores de desempenho.
  • Implementação de mudanças.
  • Monitorização e avaliação dos resultados.
  • Melhoria contínua.
• Benefícios:
  • Melhora da eficiência e produtividade.
  • Redução de custos.
  • Melhora da qualidade dos produtos e serviços.
  • Aumento da satisfação dos clientes.
  • Maior capacidade de resposta às mudanças do mercado.
  • Melhoria da gestão de riscos.